Автоматизированный управленческий отчёт на 822 показателя

Раньше сбор цифр каждую неделю отнимал часы у нескольких сотрудников. Теперь 9 показателей из 10 приходят в отчёт без ручного ввода, а сам отчёт обновляется 4 раза в сутки.

Заказчик: Сетевой бизнес в сфере услуг, три подразделения
Объём: 822 показателя, 12 систем-источников
Обновление: 4 раза в сутки по расписанию

Данные на всех кадрах скрыты по просьбе заказчика: суммы стёрты, названия подразделений и показателей изменены. Структура отчёта, набор показателей и расчёты — настоящие.

Один лист вместо папки таблиц — кадр обрезан справа, нажмите, чтобы рассмотреть.

Коротко: что было и что стало

Раньше сотрудники раз в неделю открывали свои программы, выписывали оттуда числа по продажам, звонкам и заявкам, потом вбивали их в общую таблицу руководства. На это каждую неделю уходили часы у нескольких сотрудников. Теперь числа приходят в эту таблицу сами, 4 раза в сутки. Руками вносят только то, чего нет ни в одной программе.

Отчёт в трёх числах

Три числа, которые описывают отчёт: объём, доля без ручного ввода, частота обновления.

822 строки-показателя в отчёте за июль 2026

около90 % показателей попадают в отчёт без ручного ввода

4 обновления в сутки по расписанию

Что было

Перенос цифр руками. Каждый отдел раз в неделю открывал свои выгрузки и вбивал числа в общую таблицу. На это уходили часы у нескольких сотрудников.
Ошибки и пустые строки. При ручном переносе число легко отправить не в ту строку или не за тот период. А строку можно просто забыть — и на разборе по ней нечего сказать.

Что сделали

Числа собираются сами. Программа ходит в 12 систем заказчика (2 из них CRM, остальные про звонки, рекламу, заявки и соцсети) и раскладывает числа по строкам отчёта 4 раза в сутки.
Один способ счёта на весь отчёт. Раньше у каждого отдела был свой, и одна и та же цифра в двух отчётах могла не сойтись. Теперь итог складывается из строк под ним.
Строку нельзя забыть. Что собирается само, то приходит всегда.
Расхождение видно сразу. Числа сверяются с источником, при расхождении приходит сигнал.

Границы. Программа ничего не меняет в рабочих системах. Только собирает, считает и сверяет.

Как это выглядит

Один и тот же отчёт открывается на трёх горизонтах: итог месяца, недели внутри него и дни внутри недели. Лишние периоды сворачиваются, чтобы на экране осталось то, о чём сейчас разговор.

Отчёт раскрывается вправо: сначала итоги месяца, затем недели, затем дни — **Раскрытие периодов.** Свёрнутый отчёт показывает только месяц; раскрытие добавляет недели, затем дни. Значения и названия подразделений условные — структура, набор показателей и расчёты настоящие.

Полный лист отчёта: показатели по строкам, периоды по колонкам — **Лист целиком.** Слева показатели, вправо — периоды: месяц, две развёрнутые недели, дни. Цвет ячейки показывает отношение факта к плану, поэтому по строке видно, где просадка, даже не читая сумм.

Что было до

Стало: один отчёт с единой методикой, показатели согласованы между собой

Было: отчёт-предшественник из нескольких таблиц, каждая со своей структурой

Было Стало

Открыть крупно

Слева — отчёт-предшественник: несколько таблиц, у каждой своя структура и своя логика счёта, и всё это сводилось руками. Справа — один отчёт с единой методикой, где показатели согласованы между собой.

Полный лист прежнего отчёта: десятки колонок и полторы сотни строк на одном экране — **Прежний отчёт целиком.** Тот же месяц на одном листе: десятки колонок вправо, полторы сотни строк вниз, ручная разметка цветом и столбцы комментариев. Названия показателей и значения здесь скрыты — кадр показывает объём, а не содержание.

Что делает программа, а что человек

В июле 2026 в отчёте было 822 строки-показателя. 731 из них (88,9 %) заполняется без человека, 52 вбивают руками, ещё 39 пока не заполняются. В августе строк стало 976, и без ручного ввода заполняется уже 92 %.

Остальное вносят руками. Этих данных нет ни в одной программе:

Расходы на рекламу. Лежат в счетах подрядчиков и кабинетах площадок, знает их только руководитель.
Переговоры и встречи. Пока договорённость не стала сделкой, её нигде не записывают.
Заявки без метки источника. Часть заявок приходит без признака, откуда пришёл человек. Их разносит сотрудник.
Внешняя веб-аналитика. Часть цифр лежит в стороннем сервисе, доступа к нему нет.
План. Сколько заработать, решает руководство.

Арифметику плана отчёт берёт на себя. Месяц раскладывается по неделям формулами на 100 %. Из 537 значений месячного плана 360 отчёт досчитывает сам: верхние строки складываются из нижних. Руководитель задаёт 177 чисел.

Из чего складывается

Те же три числа, только подробно: откуда берётся каждая строка, из чего отчёт собирается и что остаётся человеку.

Откуда берётся каждая строка одна клетка — одна строка отчёта, всего 822

73188,9 % собирается автоматически — из систем-источников

526,3 % заполняются вручную: данных нет ни в одной системе

394,7 % не заполняется никем

Ручного ввода осталось на 52 строки из 822. Всё остальное отчёт забирает сам и пересобирает по расписанию. Отчёт растёт: в августе строк уже 976, а доля без ручного ввода — 92 % против 88,9 % в июле

12 внешних систем-источников, две из них — CRM

4 раза в сутки отчёт пересобирается заново Ночной пересчёт, два дневных догона, вечерняя сверка

Было

Часы у нескольких сотрудников каждую неделю

Стало

Сбор цифр не отнимает рабочее время

План ставит руководитель, а не программа

Это единственные цифры, которые нельзя посчитать: плановое значение назначает человек. Но с нуля вписывается только треть — остальное отчёт досчитывает сам, суммой по подстрокам или зеркалом другой строки. А разбивка месячного плана по неделям считается формулами целиком.

Месячный план, июль 2026

36067 % отчёт досчитывает сам формулами

17733 % руководитель задаёт руками

Из 537 заполненных плановых значений; остальные строки плана пусты

Разбивка по неделям 100 % месячный план раскладывается по неделям формулой Ни одного значения, вписанного руками